In diesem Komplett-Tutorial zeige ich dir alle Funktionen, die du für ein optimales Aufgabenmanagement mit Erinnerungen benötigst. Selbstverständlich mit allen Neuerungen, die mit iOS 17 hinzugekommen sind.
Dies ist das begleitende Skript zu diesem Video:
Grundlagen
Wenn du die Erinnerungen-App öffnest, siehst du zunächst die Startseite, die in einen oberen und einen unteren Bereich unterteilt ist.
Im oberen Bereich werden alle bereits eingetragenen Erinnerungen nach verschiedenen Kriterien gefiltert.
Tippst du darauf, siehst du entsprechend nur die heute fälligen, die geplanten, die markierten, die erledigten oder eben ALLE Erinnerungen als Liste untereinander.
Im unteren Bereich der Startseite findest du den Abschnitt “Meine Listen”, das ist der eigentliche Arbeitsbereich, in welchem du deine eigenen Listen anlegen und verwalten kannst.
Ordnungshierarchie bei der Erinnerungen-App
Die Ordnungshierarchie bei der Erinnerungen-App ist wie folgt: Erinnerungen sind gewissermaßen das Basiselement, das ist einfach eine Aufgabe, die entweder irgendwann zu erledigen ist oder zu einer konkreten Zeit bzw. wenn bestimmte Bedingungen erfüllt werden.
Falls diese Erinnerung aus mehreren Einzelaufgaben besteht, kannst du sie auch in Unteraufgaben aufteilen. Das wäre also die Ebene unterhalb der Erinnerungen.
Um Erinnerungen zu strukturieren, kannst du sie in Abschnitten anordnen, wie z.B. die Abteilungen eines Supermarkts bei einer Einkaufsliste oder bestimmte Phasen in einem Prozess.
Alle Erinnerungen werden in Listen zusammengefasst, das ist die Hierarchie-Ebene darüber. Und falls du an den Punkt gelangen solltest, an dem du zu viele Listen hast und es wieder unübersichtlich wird, kannst du die Listen wiederum in Gruppen zusammenfassen.
So viel zur grundsätzlichen Ordnung.
Eine neue Erinnerung erstellst du unten links, eine neue Liste unten rechts, und oben rechts über die 3 Punkte-Schaltfläche findest du jeweils kontextbezogen zusätzliche Befehle.
Erinnerung eintragen
Tragen wir unsere erste Erinnerung ein: Am kommenden Freitag möchten wir endlich unseren alten Bekannten Max anrufen, bei dem wir uns schon lange mal wieder melden wollten, es aber immer wieder vergessen. Deswegen lassen wir uns daran erinnern.
Wir sehen die leere Maske für eine Erinnerung, bestehend aus Titel, das ist der Text, der groß in der Liste angezeigt wird, also schreiben wir hier den zentralen Inhalt der Aufgabe hinein.
Unter Notizen können wir zusätzliche Informationen einfügen, zum Beispiel, wenn es wichtige Themen gibt, über die wir mit Max sprechen möchten.
Mit iOS 17 hast du hier auch die Möglichkeit, über das Kontextmenü und den Punkt „Automatisch ausfüllen“ Kontaktdaten, Passwörter oder einen gescannten Text einzufügen.
Wir können jetzt direkt die Telefonnummer von Max zu unserer Erinnerung hinzufügen. Tippe dazu auf Kontakt, wähle den Kontakt aus und tippe dann nur kurz auf die einzufügende Information.
Dein iPhone springt direkt zurück in die Erinnerungen-App und trägt diese Daten in das Notizfeld ein.
Unten in der Maske legen wir fest, in welche unserer Listen diese Erinnerung eingetragen wird. Momentan haben wir nur eine Liste, in der alle Erinnerungen gesammelt werden.
Interessant wird es dann im Menü Details. Hier können wir unsere eben eingetragene Aufgabe zu einer echten Erinnerung machen, indem wir uns an sie – große Überraschung – erinnern lassen.
Wann, wo oder unter welchen anderen Bedingungen wir daran erinnert werden, das legen wir hier fest.
Zunächst können wir, das ist ein Standard bei allen digitalen Aufgabenlisten, ein Datum und eine Uhrzeit für die Erinnerung hinzufügen. Wir wählen den kommenden Freitag um 18 Uhr.
Falls es sich um eine Aufgabe handelt, an die wir schon weit im Voraus erinnert werden möchten, können wir eine vorzeitige Erinnerung hinzufügen. Das ist eine neue Funktion von iOS 17 und sie ist nützlich für alle Aufgaben, bei denen eine Erinnerung eine halbe Stunde vorher bereits viel zu spät wäre, z.B. weil du die Aufgabe nur außer Haus erledigen kannst, dazu aber unbedingt morgens Unterlagen von zu Hause mitnehmen musst.
Stelle hier ein, wie weit vor der eigentlichen Fälligkeit du bereits an diese Aufgabe erinnert werden möchtest. Unter Eigene kannst du die vorzeitige Erinnerung auch ganz individuell festlegen, sogar bis zu 200 Monate, also 16,7 Jahre im voraus.
Im Abschnitt Tags kannst du der Erinnerung ein Schlagwort beifügen. Hast du Schlagwörter vergeben, erscheinen diese unten auf der Startseite der Erinnerungen-App und wenn du darauf tippst, siehst du direkt alle Einträge mit diesem Schlagwort.
Nutze Schlagwörter am besten für Klassifizierungen, die quer zu deiner eigentlichen thematischen Aufteilung liegen.
Wenn du deine Erinnerungen zum Beispiel mit 2 Listen in berufliche und private Aufgaben unterteilst, könntest du über die Tags besonders dringende Erinnerungen verschlagworten, oder Erinnerungen, die du nur zu Hause erledigen kannst.
Eine Erinnerung kannst du nicht nur zeit-, sondern auch ortsabhängig festlegen. Aktiviere den Regler für Ort und du kannst entweder bestimmen, dass du eine Erinnerung an diese Aufgabe erhältst, wenn du am aktuellen Ort bist, wenn du zuhause bist, oder in dein Auto ein- oder aussteigst. Alternativ tippst du auf das i und legst eine Adresse deiner Wahl für diese Funktion fest.
Erreichst du den gewählten Ort, wirst du an die Aufgabe erinnert. Und zwar solange immer wieder, bis du sie durch Antippen als erledigt markierst.
Kennst du das Problem?: Du möchtest einen Freund an etwas erinnern, wie wir z.B. Max daran, dass er ja dieses eine Buch von uns ausgeliehen hatte und es vielleicht gerne einmal zurückgegeben dürfte – aber jedes Mal, wenn ihr euch schreibt, vergisst du, ihm das mitzuteilen? Das passiert dir nicht mehr, wenn du die Funktion “Beim Senden von Nachrichten” nutzt.
Aktivierst du sie, wirst du zunächst gebeten, einen deiner Kontakte auszuwählen. Wenn du dieser Person jetzt das nächste Mal eine Nachricht schreibst, erscheint automatisch eine Mitteilung, die dich z.B. an das ausgeliehene Buch erinnert – eine super Gedächtnisstütze, finde ich.
Mit Markieren kannst du wichtige oder dringende Aufgaben mit einer kleinen orangenen Flagge
kennzeichnen. Alle markierten Erinnerungen siehst du auch über den voreingestellten Filter auf der Startseite namens „Markiert“.
Mit Priorität kannst du festlegen, ob es sich um eine Aufgabe mit niedriger, mittlerer oder hoher Priorität handelt. Zu dieser Klassifizierung kommen wir später noch einmal zurück.
Neue Liste erstellen: Standardliste
Neue Listen erstellst du, wie schon erwähnt über die Startseite unten rechts – Einer neuen Liste musst du jeweils einen Namen geben, ein Symbol und eine Farbe zuordnen und du musst den Listentyp festlegen. Es gibt hier Standard, Einkäufe und intelligente Liste – wir sehen uns alle 3 an und beginnen mit der Standard-Liste.
Einmal Fertig tippen und unsere noch leere Liste ist erstellt, wir können nun direkt Erinnerungen in die neue Liste eintragen. Übersichtlicher wäre es nun, wenn wir sie thematisch sortieren könnten. Und das geht mit Abschnitten: Tippe auf die 3 Punkte oben rechts und hier Neuer Abschnitt.
Bestehende Erinnerungen können in die Abschnitte gezogen werden, du kannst aber auch neue darin erstellen. Sobald es einen Abschnitt gibt, wird Abschnitt erstellen zu Abschnitte verwalten – nun gibt
es die Optionen neuer Abschnitt und Abschnitte bearbeiten.
Mit Abschnitte bearbeiten kannst du die Reihenfolge der Abschnitte verändern oder die Namen der Abschnitte umbenennen. Die Erinnerungen in deiner Liste kannst du auch sortieren.
Tippe hierzu auf die 3 Punkte oben rechts und wähle aus, nach welchem Kriterium sortiert werden soll, entweder manuell durch ziehen der Einträge oder nach Fälligkeitsdatum, Erstellungsdatum, Priorität oder Titel, also alphabetisch.
Darunter kannst du jeweils die Sortierungsrichtung angeben, also zum Beispiel älteste zuerst, höchste Priorität zuerst usw. Wichtig dabei: Diese Sortierung erfolgt immer nur innerhalb der jeweiligen Abschnitte – die Erinnerungen bleiben also immer fest in dem jeweiligen Bereich, dem du sie zugeordnet hast.
Als aufmerksamer Zuschauer hast du bemerkt, dass ich die Liste in Abschnitte unterteilt habe, die einem zeitlichen Ablauf folgen, nämlich “zu erledigen”, “in Bearbeitung” und “erledigt”.
Abschnitte als Spalten anzeigen
Mit iOS 17 kannst du dir solche prozessorientierten Listen auch im Kanban-Stil anzeigen lassen, das heißt: als Spalten nebeneinander. Tippe oben auf die 3 Punkte und wähle “Als Spalten anzeigen” und schon kannst du deine Aufgaben statt von oben nach unten von links nach rechts ziehen und so einen besseren Überblick über den Fortschritt deines Projekts behalten.
Listentyp Einkäufe
Ebenfalls neu in iOS 17 ist der Listentyp Einkäufe. Offenbar hat Apple erkannt, dass die Erinnerungen-App besonders gerne für Einkaufslisten verwendet wird und daher einen Modus speziell dafür entwickelt. Wählst du diesen Listentyp aus, wirst du unten links nicht mehr gebeten, Erinnerungen zu erstellen, sondern Objekte.
Trägst du nun typische Supermarkt-Artikel ein, wird die Erinnerungen-App diese eigenständig einer Abteilung zuordnen. Karotten z.B. unter Obst und Gemüse. Nicht immer liegt die App dabei richtig, Tomaten werden als Soßen und Gewürze klassifiziert.
Damit du nicht aus Versehen mit Tomatenketchup nach Hause gehst, kannst du diese Zuordnung ändern, indem du auf den Eintrag tippst, dann auf das i, und hier unter Abschnitt die korrekte Abteilung auswählst. Die Erinnerungen-App lernt aus deinen Korrekturen, sodass du diese Zuordnung nicht jedes Mal neu vornehmen musst.
Listen mit anderen teilen
Gerade eine Einkaufsliste eignet sich hervorragend zur Zusammenarbeit und daher teile ich diese Einkaufsliste nun mit meiner Frau – damit wir beide Lebensmittel auf die Liste setzen können und damit später nichts doppelt gekauft wird.
Einfach auf das Teilen-Symbol tippen, über die Nachrichten- oder eine andere Chat-App den Link verschicken und schon ist die Liste geteilt.
Zum Widerrufen tippst du einfach auf das Kontaktbild, wählst Geteilte Liste verwalten, dann den Kontakt, der entfernt werden soll und dann auf Zugriff entfernen.
Listentyp intelligente Listen
Ein Listentyp fehlt uns noch und zwar die intelligente Liste. Bei der intelligenten Liste handelt es sich
genau genommen um Filter, die dir in erster Linie eingetragene Erinnerungen nach deinen Vorgaben gefiltert anzeigen (du kannst ihnen aber auch neue Erinnerungen hinzufügen, mehr dazu gleich). Dazu kurz ein Beispiel: Auf der Startseite oben fehlt mir eine Ansicht mit allen Aufgaben, die eine hohe Priorität haben.
Mit einer intelligenten Liste generieren wir uns diese Ansicht einfach selbst: Wir erstellen eine neue Liste, nennen sie „Prio Hoch“. Jetzt wählen wir intelligente Liste und Filter bearbeiten.
Hier können wir die Bedingungen auswählen, die erfüllt sein müssen, damit eine Erinnerung in dieser Liste erscheint – und zwar entweder, wenn ALLE Bedingungen erfüllt sind oder wenn mindestens eine dieser Bedingungen erfüllt ist. In unserem Fall geht es um alle Erinnerungen mit Priorität hoch. Das wählen wir aus und tippen auf fertig. Dann nochmal fertig und die Liste ist erstellt.
Anpinnen-Funktion
Jetzt soll diese Liste aber nicht unten erscheinen, sondern im oberen Bereich. Das machen wir über die Funktion Anpinnen. Halte deinen Finger auf der Liste gedrückt, bis das Kontextmenü erscheint und wähle Anpinnen. Schon wandert unsere Liste nach oben und wir sehen immer sofort, welche der bestehenden Erinnerungen mit Priorität angegangen werden sollten.
Das Anpinnen solltest du nur für wirklich wichtige Listen verwenden – denn angepinnte Listen nehmen viel Platz ein und dadurch kann es schnell unübersichtlich werden.
Intelligente Listen funktionieren nicht nur mit bereits erstellten Aufgaben, du kannst auch in ihnen neue Aufgaben erstellen, die dann automatisch die Eigenschaften zugewiesen bekommen, nach denen deine intelligente Liste filtert. In unserem Fall hat eine neu eingetragene Erinnerung also immer die Eigenschaft: Hohe Priorität.
Gruppen erstellen
Wenn du die Erinnerungen-App intensiv nutzt und viele Listen führst, kommt irgendwann die Zeit, diese Listen in Gruppen zu ordnen. Gruppen kannst du dir wie Ordner auf dem Computer vorstellen, in denen Dateien liegen.
Der einfachste Weg, um eine Gruppe zu erstellen, ist, dass du eine Liste mit dem Finger auf eine andere Liste ziehst. Nun öffnet sich direkt die Eingabemaske Neue Gruppe, du kannst dieser Gruppe einen Namen geben und unter Einbeziehen kannst du bei Bedarf noch weitere Listen hinzufügen.
Über den blauen Pfeil ganz rechts kannst du dann die darin enthaltenen Listen auf- und zuklappen
und damit wieder Platz schaffen. Möchtest du eine Gruppe löschen, ziehst du mit dem Finger nach links und tippst auf den Mülleimer. Du kannst nun entscheiden, ob nur die Gruppe, oder auch die darin befindlichen Listen mit allen enthaltenen Erinnerungen gelöscht werden sollen.
Vorlagen erstellen und verwenden
Wenn du bei deinen Projekten immer wiederkehrende Aufgaben bzw. Erinnerungen abhaken musst, kann es sinnvoll sein, dass du dir eine Vorlage erstellst. Tippe in der Liste, aus der du eine Vorlage erstellen möchtest, auf die 3 Punkte oben rechts und wähle „Als Vorlage sichern“.
Passe den Namen ggf. an und tippe auf Sichern. Nun siehst du oben neben dem Teilen-Symbol eine neue Schaltfläche – über diese kannst du deine Vorlagen bearbeiten, eine Vorlage mit anderen teilen oder du kannst sie auch wieder löschen.
Um später deine Vorlage für eine neue Liste zu benutzen, tippst du entweder erneut auf das Symbol oder, wenn du auf der Startseite bist, tippst du auf die 3 Punkte und wählst Vorlagen – tippe auf deine Vorlage, gib der Kopie einen Namen und tippe auf erstellen. Deine neue Liste erscheint direkt in der Übersicht und sie enthält dieselben Erinnerungen wie das Original.
Alternativ kannst du eine Liste aus einer Vorlage auch erstellen, indem du auf Neue Liste tippst, und hier Vorlagen wählst, darüber gelangst du ebenfalls zu deiner Vorlagenübersicht.
Einstellungen für die Erinnerungen-App
Werfen wir noch einen Blick in die Einstellungen der Erinnerungen-App. Hier gibt es gar nicht furchtbar viele Optionen. Unter Standardliste kannst du festlegen, in welche Liste neue Erinnerungen eingetragen werden, wenn du diese nicht bereits in einer bestimmten Liste anlegst.
Darunter kannst du festlegen, wann du Fälligkeits-Mitteilungen für ganztägige Erinnerungen, also solche ohne feste Uhrzeit, erhalten möchtest.
Auf dem HomeScreen kann dir die Erinnerungen-App über die Badges, also diese roten Zähler, anzeigen, wie viele Erinnerungen gerade überfällig sind.
Aktiviere dazu den Regler „Als überfällig anzeigen“. Wenn zu den überfälligen auch die heute fälligen Erinnerungen mitgezählt werden sollen, aktiviere auch diesen Regler.
Falls du möchtest, dass dein iPhone die von dir vorgenommenen Zuordnungen bei Einkaufslisten wieder vergisst, dann wähle ganz unten den Punkt Kategorien zurücksetzen.
Interaktives Erinnerungen-Widget
Eine wirklich praktische Neuerung bei iOS 17 sind die interaktiven Widgets und hier ganz besonders das Widget für Erinnerungen. Halte deinen Finger auf dem Home-Bildschirm gedrückt, bis oben links das Plus-Symbol erscheint und tippe darauf.
Suche hier nach dem Erinnerungen-Widget und wähle eine Größe aus. Nun kannst du Erinnerungen aus deinen Listen direkt abhaken, indem du darauf tippst – du brauchst die App selbst also gar nicht mehr
zu öffnen, um Erinnerungen abzuhaken.
Das funktioniert sogar, wenn du das Erinnerungen-Widget deinem Sperrbildschirm hinzufügst – über Anpassen, Sperrbildschirm, Widgets hinzufügen, Erinnerungen auswählen und Fertig. Allerdings werden dir hier maximal 2 Objekte angezeigt, was nicht furchtbar übersichtlich ist – ich würde das eher nicht empfehlen.
Erinnerungen aus anderen Apps heraus erstellen
Auch aus anderen Apps heraus kannst du dir Erinnerungen in deine Listen eintragen. Bei E-Mails geht das dann sehr gut, wenn im Text ein Datum erkannt wird. Tippe darauf und wähle in diesem Termin-Menü
„Erinnerung erstellen“. Datum und Uhrzeit werden dann direkt in die neue Erinnerung eingetragen.
Auch Websites in Safari, Adressen in Apple Karten oder Notizen aus der Notizen App kannst du über den Teilen-Dialog ganz schnell in eine Erinnerung umwandeln. Wenn du das machst, siehst du in der jeweiligen Erinnerung auch eine Referenz auf die ursprüngliche Quelle. Tippe drauf und dein iPhone bringt dich sofort in die jeweilige App und zu der vermerkten Seite oder Adresse.
Siri Erinnerungen eintragen lassen
Was wäre ein Komplett-Tutorial ohne einen Blick auf Siri? Ähnlich wie bei der Kalender-App gilt: Solange
es um schnelle Einträge geht, kann dir Siri bei den Erinnerungen tatsächlich weiterhelfen. Du kannst ihr z.B. sagen: Füge Brot meiner Einkaufsliste hinzu und sie wird genau das tun.
Oder du sagst ihr bei geöffneter E-Mail in der Mail-App: “Erinnere mich an diese Mail in 10 Minuten” und auch das erledigt sie i.d.R. zuverlässig – auch hier inklusive Verknüpfung zur Mail-App.
Du siehst: Die Erinnerungen-App hat einiges zu bieten. Hat sie dich davon überzeugt, ihr deine Aufgaben
anzuvertrauen und dich an sie zu erinnern? Vergiss nicht – es mir in die Kommentare zu schreiben.
Ein Manko sei zum Abschluss erwähnt: Leider arbeiten die Erinnerungen-App und die Kalender-App komplett getrennt voneinander, d.h. auch zeitlich markierte Erinnerungen werden dir nirgendwo in der Kalender-App angezeigt, was ein wenig schade ist.
Was du stattdessen alles in Apple Kalender machen kannst, erfährst du in meinem Tutorial zu dieser App.
