Wenn du gut organisiert sein möchtest, dann gehört ein Kalender zur Grundausstattung. Nichts gegen den guten alten Papierkalender – aber bei der heutigen Menge an Terminen gibt es wirklich bessere Methoden, den Überblick zu behalten. Ein sehr nützlicher digitaler Kalender befindet sich bereits auf deinem iPhone – nämlich Apple Kalender. In diesem Tutorial gebe ich dir einen kompletten Überblick darüber, was Apple Kalender für iPhone alles kann – von den Basisfunktionen bis hin zu Widgets und Kurzbefehlen.
Dies ist das begleitende Skript zu diesem Video:
Ansichten & Navigation
Beginnen wir mit den verschiedenen Ansichten und der Navigation in der Kalender-App. Dir stehen 4 Ansichten zur Verfügung:
- Tag
- Woche
- Monat
- Jahr
Die Wochenansicht schauen wir uns später an, zunächst die anderen drei. Um von der Tagesansicht in die Monatsansicht zu wechseln, tippst du oben links auf den angezeigten Monatsnamen.
Von dort aus gelangst du in die Jahresansicht, indem du auf die Jahreszahl oben links tippst.
Der aktuelle Tag ist immer mit einem roten Kreis markiert. Egal bei welchem Datum du gerade bist, zu den Terminen des heutigen Tages gelangst du immer am schnellsten, indem du unten links auf Heute tippst. Das bringt dich von der Jahres- über die Monatsansicht zur Tagesansicht zurück.
Sowohl in der Monats- als auch in der Tagesansicht hast du die Möglichkeit, die Terminanzeige zu verändern. Dazu tippst du in der oberen Leiste auf das Symbol links neben der Lupe – in der Monatsansicht wird der Bildschirm dann zwischen dem Kalender und den Terminen des aktuellen Tages aufgeteilt.
Tippst du auf das Symbol, während du dich in der Tagesansicht befindest, wechselt die App in die Listenansicht – hier werden alle eingetragenen Termine in einer Endlosliste untereinander angezeigt – vergangene Termine sind dabei ausgegraut, sodass sie dich nicht ablenken. Dennoch kann einen die Listenansicht bei vielen Kalendereinträgen auch erschlagen.
Kehren wir zur normalen Ansicht zurück. Hier können wir schnell einen Tag vor oder zurück navigieren, indem wir mit dem Finger nach links oder rechts wischen. Wischst du nach links, gehst du einen Tag in die Zukunft, wischst du nach rechts, gehst du einen Tag in die Vergangenheit.
Nur ein Tag ist dir zu wenig? Dann springe gleich eine Woche weiter: Wische oben in der Wochenleiste nach links und rechts und schon springst du ganze 7 Tage vor oder zurück.
In der Monatsansicht sind dir vielleicht schon die Punkte unter den meisten Daten aufgefallen. Das bedeutet nichts anderes, als dass für diesen Tag mindestens ein Termin eingetragen ist. Sobald du richtig mit der Kalender-App arbeitest, wird das wahrscheinlich an fast allen Tagen der Fall sein, insofern ist der Erkenntnisgewinn hier überschaubar.
Nützlicher ist da das Drehen des iPhones – denn dadurch gelangst du, egal in welcher Ansicht du vorher warst, zur Wochenansicht, mit der du alle Termine einer Woche gut erfassen kannst.
Durch Zusammen- oder Auseinanderziehen mit zwei Fingern kannst du die Höhe der Termineinträge so anpassen, dass entweder mehr Termine oder mehr Details auf dem Bildschirm deines iPhones angezeigt werden.
Termine eintragen
Neben der Navigation ist der wohl wichtigste Punkt: Wie trage ich einen Termin in die Kalender-App ein? Dafür gibt es gleich 4 Möglichkeiten.
- Die naheliegendste ist über das Plus-Symbol oben rechts, das öffnet direkt die Termineingabemaske. Das ist aber meistens nicht der effizienteste Weg, um einen Termin einzutragen.
- Besser ist, wenn du in die Tages- oder Wochenansicht wechselst und dort auf die gewünschte Startzeit für deinen Termin tippst. Das Datum und die Uhrzeit werden dann schon direkt in die Maske übernommen.
- Du lässt Siri den Termin für dich eintragen. Aktiviere dazu Siri und sage zum Beispiel “Termin erstellen” – Siri fragt dich dann nach einem Namen für den Termin und wann sie ihn eintragen soll. (Theoretisch kannst du Siri auch befehlen, deine Termine zu verschieben bzw. zu verwalten, aber ich habe die Erfahrung gemacht, dass die schon etwas betagte KI-Dame dafür nicht wirklich gut geeignet ist).
- Durch das Einlesen von Termininformationen, die sich in Mails, Notizen oder in Fotos befinden. Wenn dein iPhone in einer E-Mail einen Termin erkennt, dann wird dieser automatisch ganz zart unterstrichen. Ein kurzes Antippen und du kannst für diesen Termin direkt ein Ereignis erstellen, ihn also in deinen Kalender eintragen. Dasselbe gilt für Termine in der Notizen-App.
Die Terminerkennung ist aber keineswegs auf solche Apps beschränkt, die überwiegend mit Text hantieren. Wenn du durch die Stadt gehst und ein Plakat für ein Konzert siehst, das du besuchen möchtest, mach einfach ein Foto davon, ruf es in der Fotos-App auf und tippe unten rechts auf das Scan-Symbol.
Der gescannte Text wird hervorgehoben und wenn ein Termin darin erkannt wurde, kannst du ihn einfach antippen und ihn in deinen Kalender eintragen.
Häufig kommt es ja vor, dass wir Termine in unserem Kalender verschieben, kürzen oder verlängern müssen. Du kannst natürlich in den jeweiligen Termineintrag gehen und diese Daten händisch eintippen. Schneller geht es häufig jedoch so: Halte deinen Finger auf dem Termin gedrückt, bis er hervorgehoben ist. Nun kannst du deinen Termin mit deinem Finger frei bewegen – nimm einen zweiten Finger hinzu, um ihn auf einen anderen Tag oder eine andere Woche zu verschieben.
Wenn du den geplanten Beginn oder das Ende des Termins ändern willst, dann setzt du deinen Finger auf einen der beiden weißen Punkte und ziehst nach oben für einen früheren Zeitpunkt und nach unten für einen späteren Zeitpunkt.
Nun kennst du die Basisfunktionen. Aber die Termineinträge in der Kalender-App können mehr als Datum und Uhrzeit für dich verwalten.
Termine mit Informationen anreichern
Schauen wir uns die Eingabemaske für einen Termin genauer an: Wenn du den Titel deines Termins einträgst, schlägt die Auto-Fill-Funktion von Kalender Titel auf Basis deiner bisherigen Termine vor – Tippst du darauf, werden Informationen wie die Uhrzeit oder der verwendete Kalender aus deinen alten Termin automatisch in die Terminmaske eingetragen.
Unter dem Titel des Termins finden wir zunächst Standort oder Videoanruf. Wenn wir darauf tippen, stehen uns mehrere Optionen zur Verfügung: Wir können den aktuellen Standort als Treffpunkt auswählen, es wird FaceTime für einen Videoanruf vorgeschlagen und darunter gibt es eine Auswahl der zuletzt verwendeten Adressen.
Für Videoanrufe bist du jedoch nicht auf FaceTime beschränkt, wie es hier vielleicht scheint. Füge z.B. einfach einen Zoom-Link in das Feld ein und die Kalender-App erkennt sofort, dass es sich hier ebenfalls um einen Videoanruf handelt. Wenn du den Termin später aufrufst, wird der Teilnahmelink oben prominent angezeigt und du kannst dich damit direkt einwählen.
Aber auch das Einfügen von Adressen ist bei physischen Treffen ist sinnvoll, denn Kalender kann deine Wegzeit einberechnen. Angenommen, mein Meeting findet im Kölner Rheinauhafen statt. Wir geben die Adresse ein und tippen dann auf Wegzeit. Die Wegzeit kann nun als Puffer vor Beginn des Termins in Kalender eingetragen werden.
Entweder legen wir selbst eine Wegzeit fest oder, und das ist wirklich clever, wir geben den Ort ein, von dem aus wir die Reise zu unserem Termin antreten – z.B. unser Zuhause. Nun noch das Verkehrsmittel auswählen, wir nehmen den ÖPNV, zurück und Speichern – und schon hat Kalender 25 Minuten für den Weg als Puffer vor dem eigentlichen Termin eingetragen und eine Vorschau des Ziels mit direktem Link zur Karten-App von Apple erscheint auch.
Zurück zur Eingabemaske für unseren Termin: Unter “Kalender” siehst du, in welchen deiner Kalender der Termin eingetragen ist – dazu später mehr – und unter Eingeladene kannst du Teilnehmer zu deinem Termin einladen.
Für jeden Termin kannst du dir bis zu 2 Erinnerungen schicken lassen – wenn du, wie wir hier, die Wegzeit verwendest, kannst du dich z.B. 10 Minuten vor der berechneten Abfahrtszeit erinnern lassen. Falls du die Wegzeit nicht verwendest, stehen dir andere Optionen für die Erinnerung zur Verfügung, die sich alle auf den tatsächlichen Beginn des Termins beziehen.
Das Feld Zeigen als ist nur relevant, wenn du deinen Kalender mit anderen teilst oder öffentlich machst. Hier legst du fest, ob du in dieser Zeit als beschäftigt angezeigt wirst oder ob du dennoch frei bist und andere dich für diese Zeit einladen bzw. ein Zeitfenster mit dir buchen können.
Wenn du nach unten scrollst, siehst du hier die Felder Anhang Hinzufügen, URL und Notizen. Bei URL und Notizen kannst du natürlich einfach selbst Text eintippen. Eleganter ist es aber, diese Informationen aus anderen Apps zu kopieren. Dazu öffnest du die Notizen-App, hältst deinen Finger auf der gewünschten Notiz und wechselst dann mit einem zweiten Finger zurück zur Kalender-App. Hier lässt du die Notiz einfach in das Notizfeld fallen.
Im Safari Browser gehst du ganz ähnlich vor, wenn du eine Website-Adresse einfügen möchtest: Einfach den Finger auf die Adresszeile legen und nach oben wischen, bis sie sich ebenfalls verschieben lässt. Dann wechselst du zu Kalender und lässt die Adresse in das URL-Feld fallen.
Fotos oder Dateien aus den gleichnamigen Apps kannst du auf die gleiche Art in das Feld Anhang einfügen – auch PDF-Dateien können auf diese Weise sofort allen Eingeladenen zur Verfügung gestellt werden.
Kalender hinzufügen und verwalten
Soviel zum Erstellen von Terminen. Die Kalender-App kann auch mehrere Kalender verwalten. Du kannst also einen Arbeits- und einen privaten Kalender führen, einen gemeinsamen Kalender mit deiner Familie einrichten oder aber einen öffentlichen Kalender abonnieren.
Um einen neuen Kalender einzurichten, tippst du in einer der 3 vertikalen Kalenderansichten unten in der Mitte auf Kalender. Unten links wählst du nun Hinzufügen. Der erste Punkt, der ebenfalls Hinzufügen heißt, ist für selbst erstellte Kalender. Kalenderabonnement ist für das Abonnieren öffentlicher Kalender und Feiertagskalender sind ebenfalls öffentliche Kalender, die aber direkt von Apple selbst zur Verfügung gestellt werden, sodass du nicht im Internet danach suchen musst.
Um einen Kalender mit deinem iCloud-Account zu erstellen, musst du ihm nur einen Namen geben, eine Farbe zuweisen und auf Fertig tippen. Wenn du danach auf das kleine i neben dem Kalendernamen tippst, kannst du deinen Kalender mit anderen teilen – zum Beispiel mit deinem Partner oder deiner Partnerin, um einen gemeinsamen Terminkalender zu führen. Das gleichberechtigte Bearbeiten von Terminen ist allerdings nur dann möglich, wenn ihr beide eine Apple ID habt.
Falls das nicht der Fall ist, käme noch die Funktion öffentlicher Kalender in Betracht. Öffentlicher Kalender bedeutet, dass andere Nutzer – oder auch eine andere App – die Termine in deinem Kalender lesen, aber nicht verändern können. Dazu bekommt dein Kalender eine öffentliche Adresse im Internet. Diese Adresse erhältst du, wenn du den Schieberegler Öffentlicher Kalender aktivierst und dann auf Link teilen tippst.
Diesen Link kannst du nun an andere senden, die deine Termine sehen sollen – oder, wenn du z.B. am PC lieber Google Kalender oder Outlook verwendest, kannst du dir über einen solchen Link auch deine iCloud-Kalendertermine in deinem bevorzugten Kalender anzeigen lassen.
Möchtest du wiederum den öffentlichen Kalender einer anderen Person abonnieren, dann tippst du auf Kalenderabonnement hinzufügen und gibst dann die Adresse des Kalenders ein. Ein klassisches Beispiel für einen solchen öffentlichen Kalender wäre der Bundesligaspielplan, zu finden über die Bundesliga.com Website.
Dazu klicken wir einfach auf URL anzeigen und fügen die URL, die wir hier bekommen in die URL-Zeile in Kalender ein. Ist der Link gültig, bekommen wir eine kurze Vorschau, können noch die Farbe für den neuen Kalender auswählen und dann auf Hinzufügen tippen. Und schon verpassen wir kein wichtiges Spiel mehr.
Kalender-App Einstellungen
Wenn dir die Kalender-App irgendwann zu voll wird, weil du Einträge aus zu vielen verschiedenen Kalendern angezeigt bekommst, kannst du in der Kalender-Ansicht einfach auf den jeweiligen Kalender tippen, das Häkchen links verschwindet und das bedeutet, dass der Kalender zwar noch in der App eingetragen ist und verwaltet wird, seine Termine aber ausgeblendet werden.
Einige grundlegende Einstellungen für deine Kalender-App kannst du vornehmen, indem du die App selbst verlässt, die iPhone-Einstellungen aufrufst und hier auf Kalender gehst. Neben der Sprache kannst du hier über Accounts zusätzliche Kalender-Accounts aus anderen Konten von dir hinzufügen – zum Beispiel den Kalender deines Google-Kontos oder einen Outlook-Kalender.
Unterhalb von Accounts findest du noch einige interessante Optionen wie feste Zeitzone – damit werden Datum und Uhrzeit immer zu den Zeiten der gewählten Zeitzone angezeigt, egal, ob du dich gerade in dieser Zeitzone bewegst oder nicht – meistens dürfte die automatische Umrechnung auf deine aktuelle Zeitzone aber hilfreicher sein. Mit Alternative Kalender kannst du dir in der Kalender-App zusätzlich den chinesischen, hebräischen oder islamischen Kalender anzeigen lassen.
Kalenderwochen sind standardmäßig deaktiviert. Wenn du gerne in Kalenderwochen rechnest oder es für deine Arbeit hilfreich ist, aktiviere die Anzeige der Kalenderwochen. Du siehst sie dann in der Monatsansicht ganz links am Anfang jeder Zeile und in der Tagesansicht oben links unter dem ersten Tagesdatum.
Was ist hier noch wichtig? Du kannst die voreingestellte Dauer für neue Termine ändern. Voreingestellt ist eine Stunde. Wenn deine Termine in der Regel eher 30 Minuten dauern, dann ändere diese Grundeinstellung hier und in Zukunft wird die Terminerstellungsmaske immer zuerst einen 30 Minuten-Termin anlegen. Die tatsächliche Dauer kannst du aber natürlich auch weiterhin ändern.
Kalender-App Kurzbefehle
Wenn du noch mehr aus der Kalender-App herausholen möchtest, dann kannst du dafür auch Kurzbefehle nutzen. Praktischerweise stehen bereits einige Kurzbefehle zur Verfügung, die du in kurzer Zeit auf deinem iPhone aktivieren kannst. Rufe dafür die Kurzbefehle-App auf – wenn du nicht weißt, was das genau ist, dann schaue dir am besten zuerst dieses Video von mir an.
Tippe unten rechts auf Galerie und du wirst sehen, dass es eine Sammlung namens Trags in den Kalender ein gibt. Mit diesen kurzen Programmen kannst du dir zum Beispiel per Sprachbefehl die Route zu deinem nächsten Termin anzeigen lassen oder die eingeladenen Teilnehmer eines Meetings darüber informieren, dass du dich verspätest und wann du voraussichtlich dort eintreffen wirst – alles wird mit den Informationen aus der Kalender- und Karten-App automatisch berechnet.
Termine in Widgets und Sperrbildschirm anzeigen
Du möchtest nicht immer erst die Kalender-App aufrufen müssen, um deine anstehenden Termine zu sehen? Dann verwende die Kalender-Widgets. Halte deinen Finger auf dem Home Screen gedrückt, bis die Apps anfangen zu wackeln, tippe dann auf das Plus oben links und gib im Suchfeld Kalender ein. Du kannst hier zwischen 5 verschiedenen Kalender-Widgets wählen und das ausgewählte Widget dann auf deinem Home Screen ablegen, damit du keinen Termin mehr verpasst.
Wenn du den nächsten Termin sogar schon auf dem Sperrbildschirm sehen möchtest, dann wähle den Sperrbildschirm aus, tippe auf Anpassen, Sperrbildschirm, Widgets hinzufügen und wähle Kalender – hier kannst du entweder nur die Zeit des nächsten Termins oder auch Titel und Ort anzeigen lassen – letzteres wäre mir etwas zu viel an frei einsehbaren Informationen, aber vielleicht stört dich das ja nicht.
Du siehst: Die Kalender-App auf dem iPhone kann eine ganze Menge für dich tun, damit du deine Termine optimal verwaltest.
Habe ich noch etwas Wichtiges vergessen? Dann schreib es mir gerne in die Kommentare.
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