Die meisten von uns erhalten jeden Tag unzählige E-Mails und manchmal kann man im E-Mail-Dschungel so richtig den Überblick verlieren. Wenn du dazu gehörst, dann ist dieser Artikel für dich, denn ich zeige dir 27 iPhone Mail Tipps und Tricks, mit denen du die Mail-App auf deinem iPhone oder iPad endlich voll im Griff hast.
Dies ist das begleitende Video-Skript zu diesem Video:
1. Mehrere Mails auf einmal auswählen
Um mehrere Mails auf einmal auszuwählen, wische einfach mit zwei Fingern in deinem Posteingang hoch oder runter. Das geht viel schneller als über „Bearbeiten“ einzelne E-Mails auszuwählen. Wenn du die Mails ausgewählt hast, kannst du sie als Spam markieren, als gelesen kennzeichnen, mit einer Flagge markieren, in einen Ordner verschieben oder löschen.
2. Alle Mails auf einmal als gelesen markieren
Du hast zu viele ungelesene Mails und möchtest nochmal bei Null anfangen? Tippe auf „Bearbeiten“, dann „Alle auswählen“ und markiere alle Nachrichten als gelesen. Aber Achtung, das geht nur in einem einzelnen Postfach, nicht in der Ansicht „Alle“.
3. Filter für Posteingang anpassen
Tippe auf das Symbol mit den drei Strichen im Kreis, um nur deine ungelesenen Mails zu sehen. Das Beste ist: Du kannst den Filter auch ändern, um dir z.B. nur markierte Mails oder Mails mit Anhängen anzeigen zu lassen. Tippe dazu einfach auf ungelesen und wähle im dann folgenden Bildschirm deine Filterkriterien aus.
4. Entwürfe schnell zwischenspeichern
Wenn du gerade eine Mail schreibst, aber kurz was anderes machen musst, wische einfach von oben nach unten. Der Entwurf wird dann klein am unteren Bildschirmrand angezeigt und du kannst ihn später durch Antippen wieder öffnen und weiterschreiben.
5. Dich selbst in Blindkopie setzen
Ein nützlicher Tipp ist es, dich selbst in Blindkopie (Bcc) zu setzen, um eine Kopie deiner eigenen Mails zu erhalten. In den Mail-Einstellungen gibt es einen praktischen Schalter, mit dem du dich automatisch bei jeder Mail als Blindkopie-Empfänger hinzufügst. Damit behältst du besser den Überblick über den Stand von Konversationen.
6. Empfänger zwischen An, Cc und Bcc verschieben
Hast du aus Versehen die falsche Empfänger-Zeile erwischt? Kein Problem! Du kannst die Adresse einfach mit deinem Finger von einem Feld ins andere ziehen und musst sie deswegen nicht neu eintippen.
7. Vorschau auf Mail-Inhalt werfen
Wenn du eine Mail im Posteingang gedrückt hältst, kannst du schon mal einen Blick auf den Inhalt werfen, ohne die Nachricht komplett zu öffnen. Perfekt zum ersten Überfliegen des Posteingangs!
8. Push-Mitteilungen für wichtige Mail-Konversationen aktivieren
Bei Mail-Konversationen, bei denen du keine E-Mail verpassen willst, tippst du einfach auf den Antwort-Pfeil und aktivierst „Mitteilung„. Schon bekommst du für jede neue Nachricht in diesem Thread eine Push-Benachrichtigung.
9. Dokumente direkt in der Mail-App scannen und anhängen
Rechnungen, Visitenkarten, Verträge – wenn du beim Schreiben einer Mail merkst, dass du noch schnell was einscannen musst, kannst du das direkt in der App erledigen. Tippe einfach auf das Scannen-Symbol über der Tastatur und leg los.
10. Links als schicke Vorschau versenden
In Apple Mail entscheidest du selbst, ob du einen Link als normalen Text oder als Vorschau mit Titel, Bild und Website-Namen versendest. Füge dazu ganz normal den Link ein.
Wenn der Link direkt in die Vorschau konvertiert und du das nicht möchtest, tippe einmal darauf und dann auf „In reinen Text konvertieren“.
11. Skizzen und Handschriftliches in Mails einfügen
In der Mail-App auf dem iPhone und iPad kannst du ganz einfach Skizzen und handschriftliche Notizen in deine Mails einfügen. Klappe die Leiste mit den Schaltflächen auf, tippe auf den kleinen Stift ganz rechts und leg mit dem Finger oder Apple Pencil los. Füge dann dein Meisterwerk mit „Fertig“ und „Zeichnung einfügen“ in deine Mail ein.
12. PDFs direkt in der Mail-App kommentieren und unterschreiben
Wenn dir jemand ein Dokument zum Ausfüllen oder Unterschreiben schickt, musst du dafür nicht extra einen PDF-Editor oder Drucker bemühen. Die Mail-App kann das alles direkt erledigen, denn sie erkennt die Felder – bei Feldern für die Unterschrift kannst du sogar direkt in der App unterschreiben.
13. Nur relevante Zitate in Antworten übernehmen
Wenn du jemandem antwortest, aber nur auf einen bestimmten Ausschnitt Bezug nehmen willst, musst du nicht die ganze Mail zitieren. Markiere zuerst die relevante Stelle und tippe dann auf den Antwort-Pfeil. Schon wird nur der ausgewählte Abschnitt in deine Antwort übernommen.
14. Zitate klar kennzeichnen
Du willst ein Zitat als solches klar in deiner E-Mail markieren? Dann nutze die Funktion „Zitatebene“, entweder über das Kontextmenü und „erhöhen“ oder über das Format-Menü und die drei Striche unten links. Sieht professionell aus und sticht direkt ins Auge.
Alternativer Weg:
15. Termine und Erinnerungen aus Mails erstellen
Die Mail-App erkennt automatisch Datum und Uhrzeit in Nachrichten und unterstreicht die entsprechende Stelle. Tippe einfach drauf und du kannst im Handumdrehen einen Kalendereintrag oder eine Erinnerung anlegen, ohne extra in die Kalender-App wechseln zu müssen.
16. Mails per Sprachsteuerung diktieren
Keine Lust zu tippen? Dann lass doch einfach Siri für dich schreiben! Aktiviere die Sprachassistentin und diktiere ihr, was in der Mail stehen soll. Die Sprachassistentin legt die Mail an und verschickt sie auf Befehl auch für dich.
17. Mehrere Mail-Konten parallel nutzen
In der Mail-App kannst du problemlos mehrere Konten parallel nutzen und musst nicht ständig zwischen verschiedenen Accounts hin und her springen. Wenn du mehrere Mail-Adressen hast, aber eine hauptsächlich nutzt, kannst du die einfach als Standard festlegen.
18. Versehentlich gesendete Mails zurückrufen
Hast du schon mal auf „Senden“ getippt und im selben Moment gemerkt, dass du besser nochmal hättest drüber lesen sollen? Mit der Senden widerrufen-Funktion kannst du die Mail noch ein paar Sekunden lang zurückhalten.
In den Einstellungen kannst du auswählen, ob die Mail 10, 20 oder 30 Sekunden verzögert gesendet wird.
19. Mails für späteren Zeitpunkt planen
Wenn du deine Mails lieber nicht mitten in der Nacht verschicken möchtest, dann plane sie einfach für einen späteren Zeitpunkt! Nachdem du die Mail geschrieben hast, halte den blauen „Senden„-Button gedrückt und leg fest, wann genau die Nachricht verschickt werden soll. Aber Achtung: zu dem betreffenden Zeitpunkt muss dein iPhone natürlich online sein, sonst bleibt deine Mail dort liegen.
20. Posteingangsansicht anpassen
In den Einstellungen der Mail-App kannst du festlegen, wie viel von einer Mail im Posteingang angezeigt wird – von keine bis zu 5 Zeilen. Probiere einfach aus, was für dich am besten funktioniert. (Falls im im Posteingang mehr nützliche Tipps von mir liegen sollen, dann melde dich jetzt für meinen kostenlosen digitalen Wochenrückblick an).
21. Standard-Signatur ändern
Die Standard-Signatur „Von meinem iPhone gesendet“ ist dir zu langweilig?
Zum Glück kannst du sie ganz leicht durch deinen eigenen Text ersetzen – und zwar nicht nur für alle Konten zusammen, sondern einzeln für jede, die du in der App eingerichtet hast.
22. iPhone Mail Tipps und Tricks: Wischgesten anpassen
Wischen ist die schnellste Art, um Mails in deinem Posteingang zu bearbeiten bzw. zu verwalten – und du kannst sogar einstellen, was genau beim Wischen nach links oder rechts passieren soll. Gehe dafür in die Einstellungen der Mail-App, scrolle runter zu „Mail“ und tippe auf „Streichgesten“.
23. Erinnerung für wichtige Mails einstellen
Kennst du das, wenn eine wichtige Mail reinkommt, du aber gerade keine Zeit zum Antworten hast? Dann lass dich einfach später daran erinnern! Die Mail-App kann dir die Nachricht nach einer Stunde, am Abend, am nächsten Tag oder zu einem bestimmten Zeitpunkt nochmal anzeigen.
24. Mails direkt aus der App drucken oder als PDF speichern
Wenn du mal eine Mail ausdrucken musst, kannst du das direkt aus der App heraus machen. Tippe einfach auf den Antwort-Pfeil und wähle „Drucken“ aus. Keinen Drucker zur Hand? Kein Problem, du kannst die Mail über das Teilen-Symbol auch als PDF speichern und dann per iMessage, WhatsApp oder einem anderen Dienst verschicken.
25. Wichtige Kontakte als VIP kennzeichnen
Manche Kontakte sind einfach wichtiger als andere. Damit du deren Mails nicht verpasst, kannst du sie als VIP kennzeichnen. Tippe dazu einfach auf den Namen des Absenders und dann auf „Zu VIP hinzufügen“. Danach landen alle Nachrichten von diesem Kontakt in einem speziellen VIP-Postfach.
26. Nervige Absender blockieren
Lästige Werbung oder Spam kannst du leicht loswerden, indem du die Absender blockierst. Tippe dazu auf den Namen und wähle „Diesen Kontakt blockieren“ aus. Zukünftige Mails von dieser Adresse landen dann direkt im Papierkorb.
Stelle vorher sicher, dass in den Einstellungen unter „Blockierte Absender“-Optionen die Option „in den Papierkorb bewegen“ ausgewählt ist.
27. Newsletter-Abos direkt in der App beenden
Wenn du dich von einem Newsletter-Verteiler abmelden möchtest, kannst du das in vielen Fällen direkt in der Mail-App machen, ohne erst auf die Website zu gehen. Wenn Mail die E-Mail als Teil einer Mailing-Liste erkennt, wird es dir oben angezeigt und du musst nur „Abo beenden“ tippen.
Das waren jetzt richtig viele iPhone Mail Tipps und Tricks! Ich hoffe, einige davon machen den Mail-Wahnsinn für dich beherrschbarer.
Lass mich in den Kommentaren wissen, welcher Tipp dir am besten gefallen hat oder welchen du auf jeden Fall mal ausprobieren wirst.
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