Als die Gründerväter des Internet sich in den 70er Jahren daran machten, das Internet zu erfinden, entstand dabei auch die E-Mail als ein ganz wesentlicher Bestandteil. Während sich Websites und natürlich Social Media-Plattformen seitdem unglaublich entwickelt haben – ist E-Mail noch immer so wie damals.
Wahrscheinlich hätten die Erfinder selbst nie damit gerechnet, dass wir E-Mail heute noch so intensiv nutzen, wie wir es tun. Aber da das so ist, benötigen wir auf dem iPhone die Apple Mail App, mit der wir E-Mails lesen, verwalten, erstellen und versenden können.
Apples Mail-App glänzt nicht mit ausgefallenen Funktionen. Und doch bin ich, nachdem ich einige andere Mail-Apps ausprobiert habe, zu ihr zurückgekehrt – weil sie eben alles kann, was zumindest ich im täglichen Umgang mit E-Mails auf dem iPhone eben so brauche.
Dies ist das begleitende Video-Skript zu diesem Video:
E-Mail-Konto einrichten
Bevor du richtig mit der Mail-App arbeiten kannst, musst du zunächst dein E-Mail-Konto bzw. Deine Konten einrichten. Denn die Mails liegen nicht einfach so auf deinem iPhone, sondern auf einem Mailserver, von dem du dir die Mails abholst und darüber versendest du sie auch. Die Mail-App muss also zuallererst die Zugangsdaten und Einstellungen zu diesem Mailserver kennen, damit sie dir behilflich sein kann
Steht das Konto, geht es ans Tempo: 27 Handgriffe für die Mail-App sparen im Alltag spürbar Zeit.
Öffne dafür die Einstellungen, scrolle ein Stück nach unten zu Mail und tippe dann auf Accounts:
Hast du schon E-Mail-Adressen mit deinem iPhone verknüpft, so wie ich, siehst du die hier aufgelistet.
Wenn du beim Einrichten deines Geräts ein iCloud-Konto angelegt hast, ist die zugehörige Adresse wahrscheinlich schon hinterlegt. Du kannst aber jederzeit weitere Konten hinzufügen.
Tippe dazu einfach auf Account hinzufügen.
Für die gängigsten Anbieter wie iCloud, Microsoft Exchange, Gmail, Yahoo, AOL oder Outlook.com findest du hier Profile, bei denen schon alles jeweils für diesen Mailanbieter passend konfiguriert ist.
Wenn du keinen dieser Anbieter nutzt, dann wählst du hier Andere und kannst alle Einstellungen selbst vornehmen.
Als Beispiel richte ich mal mein Testkonto bei Google ein. Ich starte, indem ich auf Google tippe.
In den nächsten Fenstern gebe ich dann die E-Mail-Adresse und das Passwort ein.
Danach muss ich noch einen Code eingeben, der mir an das entsprechende Mailkonto gesendet wurde.
Es folgt die Bestätigung der Verknüpfung.
Und schon ist diese Google Mail Adresse mit meiner Mail-App verknüpft und ich kann damit arbeiten.
Unten in der Accountübersicht gibt es den Punkt Datenabgleich.
Hier kannst du nun für jedes verknüpfte Konto festlegen, mit welcher Methode die Mails vom Server abgeholt werden, nämlich Push oder Abrufen.
Push lädt neue Daten direkt vom Server auf das iPhone herunter, während das iPhone bei der Einstellung Abrufen nur zu festgelegten Zeitintervallen nachfragt, ob neue Mails vorliegen. Wichtig ist dabei, dass Push gar nicht von allen Mailanbietern unterstützt wird, sodass die Diskussion darüber auch ein Stück weit müßig ist.
Wenn du deine iCloud-Mail nutzt, dann kannst du tatsächlich wählen. Ich habe hier Push eingestellt.
Bei vielen anderen Anbietern solltest du davon ausgehen, dass auf Abrufen zurückgegriffen wird, daher stellst du unten am Besten das Intervall ein, das dir am meisten zusagt.
Bei Manuell werden Mails erst geladen, wenn du die Mail-App aufrufst.
Im Modus Automatisch laden die Mails zusätzlich auch dann, wenn das iPhone geladen wird und per WLAN verbunden ist.
E-Mails in der Apple Mail App verwalten
Nachdem wir die Vorarbeit hinter uns gebracht haben, schauen wir uns die eigentliche Mail-App an:
Auf dem Startbildschirm siehst du ganz oben unter „Alle“ alle eingerichteten E-Mail-Postfächer zusammengefasst.
Diese Ansicht nutze ich in der Regel, damit ich nicht in jedes Postfach einzeln schauen muss. Darunter findest du die Postfächer einzeln aufgelistet. Unter Bearbeiten finden wir weitere Optionen, die wir der Ansicht hinzufügen oder sie verbergen können.
Dabei handelt es sich hauptsächlich um Filter. Wenn ich zum Beispiel auf „heute“ tippe und dann auf Fertig, wird eine Ansicht hinzugefügt, die nur Mails von heute aus all meinen verknüpften Konten anzeigt.
Ganz nützlich finde ich hier auch die Option „Markiert„, denn E-Mails, die ich auf jeden Fall noch beantworten muss, markiere ich mir gerne und hier kann ich sie schnell alle auf einmal erfassen.
E-Mails verfassen
Um eine neue Nachricht zu verfassen, tippen wir einfach unten rechts auf die Schaltfläche mit dem Stift.
Es öffnet sich ein leeres Mail-Fenster.
Bei „An:“ gibst du die Adresse des Empfängers ein. Wenn die Person in deinen Kontakten gespeichert ist, genügt auch der Name.
Tippst du auf das Feld „Kopie/Blindkopie„, hast du noch mehr Optionen.
Adressen im Kopie-Feld bekommen die Mail als Kopie, zusätzlich zu den Hauptempfängern bei „An“. Sie sehen auch, wer noch alles Kopie-Empfänger ist.
Blindkopien gehen ebenfalls an die Empfänger raus, allerdings können andere Empfänger der Mail diese Blindkopie-Empfänger nicht sehen. Das ist praktisch, wenn du die gleiche Nachricht an viele Leute schicken willst, ohne dass jeder die Adressen der anderen sehen soll.
Im Feld “Account:” kannst du deine Absenderadresse ändern, falls du mehrere Konten eingerichtet hast.
Falls du dich fragst, wie du die hier voreingestellte Mail-Adresse änderst: Das ist sehr einfach, du musst lediglich in den Einstellungen zu Mail gehen und hier unter Standardaccount das Konto auswählen, von dem du in der Regel deine E-Mails versenden möchtest.
Dann noch einen Betreff eingeben.
Danach geht es weiter zum eigentlichen Inhalt der Mail – dem Mailtext. Die Zeile „von meinem iPhone gesendet“ kennst du sicher.
Ich finde sie ganz hilfreich, um zu signalisieren, dass man offensichtlich gerade unterwegs ist und die Antwort deshalb vielleicht etwas knapper ausfällt.
Falls du sie jedoch ändern willst, machst du das am selben Ort wie eben, nur ein Feld über dem Standardaccount findest du hier Signatur.
Hier kannst du auch für jedes einzelne Mailkonto eine Signatur festlegen, wenn du das möchtest.
E-Mail-Text formatieren
Zurück in der Mail siehst du über der Tastatur eine Leiste mit verschiedenen Optionen, um den Text zu formatieren und Inhalte einzufügen.
Falls du sie nicht siehst, tippe hier auf die Klammer nach links.
Mit dem „Aa“-Symbol kannst du Textformatierungen wie fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen durchführen. Du kannst die Schriftart, die Schriftgröße und die -farbe ändern und Listen oder Einzüge einfügen.
Deiner Mail Inhalte hinzufügen
Über die nächsten beiden Symbole fügst du Bilder und Videos ein, entweder aus deiner Mediathek oder frisch mit der Kamera geknipst oder geflimt.
Das Dokument-Symbol mit dem Rahmen ist zum Scannen gedacht.
Leg dein Dokument am besten auf einen kontrastierenden Untergrund, also zum Beispiel ein weißes Blatt auf einen dunklen Tisch, positioniere es im Rahmen und voila, schon ist es eingescannt.
Die Schaltfläche mit dem Text im Rahmen steht für „Live Text“.
Damit kannst du Text von überall her direkt in die Mail übernehmen, ohne ihn abtippen zu müssen. Das klappt sehr zuverlässig, auch mit handschriftlichen Notizen.
Über das Blatt-Symbol kannst du Dateien einfügen, die in der iCloud oder auf deinem Gerät abgelegt sind. Einfach auswählen und die Datei wird der E-Mail angehängt.
Und als letzte Schaltfläche haben wir hier noch das Stift-Symbol, mit dem du Zeichnungen oder handschriftliche Notizen einfügen kannst.
Tippe auf Fertig und Zeichnung einfügen und schon kannst du dein Kunstwerk verschicken.
Bevor wir das Thema „Mails schreiben“ abhaken, noch ein Tipp aus meiner persönlichen Nutzung: Ich bin inzwischen dazu übergegangen, E-Mails meist zu diktieren. Das geht meistens schneller und die Spracherkennung funktioniert inzwischen gut.
Bei E-Mails auf Deutsch diktiere ich Satzzeichen immer mit, denn weder Kommasetzung noch Unterscheidung zwischen Aussage und Frage beherrscht das iPhone perfekt.
E-Mail versenden
Wenn deine E-Mail fertig ist, tippst du zum Absenden auf den blauen Pfeil oben rechts. Mit einem kurzen Tippen wird die Mail sofort versendet.
Wenn du jedoch den Pfeil etwas länger gedrückt hältst, kannst du die Mail auch zeitversetzt verschicken. Die App schlägt dir passende Optionen vor, abhängig von der aktuellen Uhrzeit.
Oder du tippst auf „Später senden“ und bestimmst Tag und Uhrzeit selbst. Denke aber daran, dass dein iPhone zum gewählten Zeitpunkt online sein muss, damit das geplante Versenden klappt.
Hast du deine Mail verschickt, dann erscheint unten kurz die Option „Senden widerrufen„.
Solange du das eingeblendet siehst, ist deine Mail in Wirklichkeit noch gar nicht verschickt worden. Mit Tippen auf die Schaltfläche unten kannst du wieder in den Bearbeitungsmodus wechseln, falls du noch einen Fehler entdeckst, den du vor dem Absenden korrigieren willst.
Die Länge dieses Zeitfensters legst du wieder in den Mail-Einstellungen fest, und zwar ganz unten bei Sendeverzögerung – das Maximum sind hier 30 Sekunden.
E-Mail-Entwürfe
Lass uns noch kurz über E-Mail-Entwürfe reden. Wenn du bei der Erstellung auf „Abbrechen“ tippst, kannst du deine Mail entweder direkt löschen oder als Entwurf sichern.
Wenn du sichern wählst, findest du deinen Mailentwurf danach jederzeit unter “Entwürfe” in der Postfächer-Ansicht wieder.
Oder du hältst deinen Finger einfach lange auf der „Mail verfassen“-Schaltfläche gedrückt, das hat denselben Effekt.
E-Mails filtern
Wenn du viele E-Mails bekommst, ist es wichtig, den Überblick zu behalten. Auch dazu hat die Mail-App ein paar Kniffe parat:
Angefangen mit dem kleinen Filtersymbol unten links.
Tippst du darauf, werden dir nur Mails angezeigt, die du noch nicht geöffnet hast.
Vergiss aber nicht, dass du diesen Filter aktiviert hast, wenn du später nach einer bereits gelesenen E-Mail suchst.
Auf E-Mails antworten und sie verschieben
Wenn du eine Nachricht länger gedrückt hältst, hast du verschiedene Möglichkeiten.
Antworten
Allen Antworten, das bezieht dann alle Empfänger in Kopie mit ein (aber nicht die, die in Blindkopie standen).
Weiterleiten – wenn du die E-Mail an einen anderen Empfängerkreis senden willst.
Markieren, das habe ich zu Beginn erwähnt. Markieren ist nützlich, wenn du eine Mail für später kennzeichnen möchtest.
Mitteilung: Ist dies aktiviert, bekommst du immer eine Mitteilung als Push-Nachricht, wenn eine neue E-Mail aus dieser Konversation in deiner Mail-App eingeht.
E-Mail bewegen: Die Mail in einen anderen Ordner verschieben
E-Mail löschen
Absender blockieren (mehr dazu gleich)
Statt lange auf die Mail zu tippen, kannst du sie auch nach links oder rechts wischen.
Wischst du nach rechts, kannst du dich an die Mail erinnern lassen, und kannst hier wählen, wann du die Erinnerung bekommen möchtest.
Beim Wischen nach links kannst du entweder über die 3 Punkte das vollständige Menü aufrufen, mit den Optionen von eben, oder du kannst die Mail markieren oder löschen (aus einem mir unbekannten Grund ist das direkt löschen bei GMail-Konten nicht verfügbar. Du musst dazu über das 3-Punkte-Menü gehen).
Wenn du eine Mail normal durch kurzes Tippen öffnest, siehst du unten eine Reihe mit Schaltflächen.
um sie zu löschen:
sie zu verschieben:
zu antworten:
oder eine neue Mail zu verfassen:
Absenderinformationen einsehen und Absender blockieren
Ganz oben in der Mail selbst siehst du ein paar kompakte Infos, wie den Absender und das Empfangsdatum.
Falls du dir einmal nicht sicher bist, ob es sich bei einer E-Mail vielleicht um einen Betrugsversuch handelt, solltest du oben auf das Von-Feld tippen, das zeigt dir die E-Mail-Adresse an.
An dieser Stelle machen viele Betrüger zum Glück schon Fehler und wenn dir das Ganze merkwürdig vorkommt, dann kannst du den Kontakt hier direkt blockieren.
In den Mail-Einstellungen solltest du unter dem Punkt “Blockierter Absender”-Optionen festlegen, dass Mails von diesen Absendern direkt in den Papierkorb wandern.
Nach E-Mails suchen
Zum Suchen einer bestimmten E-Mail ziehst du einfach kurz mit dem Finger nach unten und gibst im Suchfeld ein, wonach du suchst.
Wenn du einfach nur ein Wort eintippst, wird nach E-Mails mit diesem Wort im Inhalt gesucht.
Weiter unten macht dir die Apple Mail App auch Vorschläge, hier z.B. nach E-Mails vom Kontakt David Neumann oder E-Mails mit dem Namen David im Absender zu suchen.
Oben über die Reiter wählst du aus, ob bei der Suche alle Postfächer oder nur das zuletzt verwendete berücksichtigt werden sollen.
Weitere Mail-Einstellungen
Wir haben jetzt eigentlich alles Wichtige zur Apple Mail App besprochen, aber ein paar Punkte gibt es noch in den Einstellungen zu beachten. Unter E-Mail-Liste stellst du ein, wie viele Zeilen einer Mail in der Vorschau bereits angezeigt werden.
Außerdem kannst du wählen, ob die Mails mit einem Etikett versehen werden sollen, das dir sofort zeigt, ob du der Empfänger der Mail bist (AN) oder ob du nur in Kopie (Kopie) stehst:
Unter Streichgesten kannst du festlegen, welche Funktionen beim Wischen der Mail nach rechts oder links angeboten werden sollen.
Und unter Konversation kannst du noch einstellen, ob du die E-Mail-Konversationen gruppiert nach Konversation angezeigt bekommen möchtest oder ganz einfach nur chronologisch.
Nun kennst du alle wichtigen Funktionen der Apple Mail App auf deinem iPhone. Ich hoffe, ich konnte dir einen guten Überblick und ein paar hilfreiche Tipps mit auf den Weg geben.
Nun möchte ich natürlich von dir wissen: Wie gefällt dir die Mail-App? Nutzt du sie regelmäßig oder nutzt du eine andere, so wie ich früher? Wenn ja, welche und warum?
Lass es mich in den Kommentaren wissen, ich bin gespannt! Im kommenden Beitrag zeige ich dir noch zahlreiche weitere Tricks für die Mail-App, die du kennen musst, wenn du ein echter Mail-Profi werden willst.
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