20 clevere OneNote Tipps

In diesem Beitrag stelle ich dir die 20 besten Tipps für OneNote von Microsoft vor. Wie das digitale Notizbuch von Microsoft grundsätzlich funktioniert, habe ich dir ja bereits in diesem Beitrag gezeigt. Nun schauen wir uns an, welche vielleicht nicht ganz offensichtlichen Möglichkeiten du bei OneNote hast, deine Notizen effizient einzutragen, zu verwalten und mit anderen zu teilen.

Wenn du bis ganz zum Ende dranbleibst, verrate ich dir dann noch einen Profi-Tipp für OneNote, den wirklich nur wenige kennen. 20 Tipps sind eine Menge Stoff, also tauchen wir gleich ein.

OneNote Tipp 1: Abschnitte mit Passwort schützen

Vielleicht möchtest du deine Notizen ja vor allzu neugierigen Blicken schützen. Dann kommt die Passwort-Funktion für Abschnitte sehr gelegen. Um einen Abschnitt mit einem Passwort zu versehen, gehst du in OneNote auf Überprüfen und dann auf Kennwort. Nun wirst du gebeten, ein Passwort einzugeben und es nochmal zu bestätigen. Zunächst bleibt der Abschnitt danach geöffnet, du hast ja gerade erst das Kennwort eingegeben. Aber wenn du auf „Alle Sperren“ klickst oder zu einem anderen Abschnitt wechselst, dann musst du bei der Rückkehr zum geschützten Abschnitt jeweils das Passwort eingeben, um die Notizen in diesem Abschnitt zu sehen. 

Sofern das Passwort korrekt eingegeben wurde, kannst du in dem Kontextmenü rechts das Kennwort ändern oder auch wieder entfernen. Unter Optionen und Erweitert kannst du außerdem festlegen, wie schnell ein passwortgeschützter Abschnitt gesperrt wird, nachdem du ihn verlässt.

OneNote Tipp 2: Übersetzen

Willst du Notizen in eine andere Sprache übersetzen, musst du deswegen OneNote nicht verlassen. Es gibt nämlich eine eingebaute Übersetzen-Funktion. Unter Überprüfen und Übersetzungen findest du zwei Menüpunkte, die bei der App OneNote (es gibt eine zweite App namens OneNote for Windows 10 mit einigen abweichenden Funktionen) jedoch beide zur selben Funktion führen.

Du kannst dir einzelne Textbestandteile zu deiner Information übersetzen lassen oder dir ganze Abschnitte übersetzen lassen und damit deinen Ausgangstext ersetzen, das machst du mit dem Einfügen-Knopf. Die Übersetzung ist qualitativ ordentlich, nur leider wird die Textformatierung nicht immer fehlerfrei mit übernommen.

Wenn du nicht nur einzelne Abschnitte übersetzen lassen willst, kannst du oben in der Seitenleiste „Seite“ wählen. Dann suchst du einfach deine Zielsprache aus und OneNote erstellt dir direkt eine Unterseite zu deiner aktuellen Seite, in der der gesamte Text übersetzt ist.

OneNote Tipp 3: Notizen diktieren

Das ist keine OneNote-exklusive Funktion, sondern eigentlich eine Windows-Funktion. Aber wo könnte man das Diktieren sinnvoller einsetzen als beim Festhalten von Gedankenblitzen? Um die Diktierfunktion zu nutzen, wechselst du zu den Spracherkennungseinstellungen und stellst hier sicher, dass Windows weiß, in welcher Sprache du sprichst. Ich habe bei mir die Sprachpakete für Deutsch und US-Englisch installiert, und unter Spracherkennungssprache Deutsch ausgewählt. Falls du übrigens weitere Sprachen hinzufügen möchtest, kannst du das unter „Zeit &  Sprache“ und dann „Sprache & Region“ tun.

Nachdem wir sichergestellt haben, dass Windows uns versteht, möchten wir nun eine Notiz diktieren. Dazu aktiviere ich die Spracherkennung mit der Tastenkombination Windows + H. Und jetzt kann ich direkt meine Notiz diktieren. Das klappte bei meinen Tests überraschend zuverlässig.

OneNote Tipp 4: Audio- und Videonotizen festhalten

Du musst deine gesprochenen Notizen nicht als Text diktieren, du kannst sie auch als Audiodatei aufnehmen – oder, falls du eine visuelle Notiz festhalten willst, kannst du ein Video aufnehmen und in deine Notizen einfügen. Beides kannst du tun, ohne dafür OneNote verlassen zu müssen. Gehe dazu auf Einfügen und du findest die Schaltflächen Audio aufzeichnen und Video aufzeichnen.

Mit einem Klick auf Audio aufzeichnen geht die Aufnahme sofort los und wenn wir sie stoppen, wird direkt ein Verweis zur aufgenommenen Audiodatei in unseren Notizen abgelegt. Mit einem Doppelklick können wir uns die Audiodatei anhören und wie du siehst, können wir bei längeren Audios auch vor- oder zurückspulen.

Ganz genauso funktioniert das Aufzeichnen von Videos: Einfach auf den entsprechenden Knopf drücken und die Aufnahme startet sofort. Wie beim Audio kann ich auch hier mit Doppelklick meine Aufnahme wiedergeben. Die Dateien mit den Aufzeichnungen können wir frei in unseren Notizen verschieben und natürlich auch Kopieren und Einfügen, so als wäre es ein Bild oder eine Textbox.

OneNote Tipp 5: Text aus Bildern herauskopieren

Eine vielleicht etwas unerwartete Funktion in OneNote ist die eingebaute Texterkennung für Bilder. Das kann sehr praktisch sein, falls du zum Beispiel nur einen Screenshot eines Artikels zur Verfügung hast, du den Inhalt aber im Textformat benötigst, um ihn zu bearbeiten. Statt den Text mühsam abzutippen, lassen wir ihn einfach von OneNote auslesen und in unsere Notizen einfügen.

Machen wir also einen Screenshot eines Artikels mit der Tastenkombination Windows + Shift + S. (siehe auch: 20 nützliche Windows 11 Shortcuts) Das Bild mit dem Artikeltext füge ich mit STRG + V in meine Notizen ein und jetzt wähle ich das Bild aus und klicke auf die rechte Maustaste – dort findest du die Option Text aus Bild kopieren. Das wählen wir aus und der Text auf dem Bild ist nun im Zwischenspeicher und mit erneut STRG + V fügen wir den Text aus dem Bild als normalen Text ein. Das ist schon recht cool, oder?

OneNote Tipp 6: Freihand in Form

Dass du gezeichneten Text in normalen Computertext umwandeln kannst, habe ich dir schon in meinem OneNote-Beitrag erläutert. Genauso schön für Leute wie mich, die absolut nicht zeichnen können, ist die Zeichenhilfe in OneNote – die nennt sich Freihand in Form. Aktiviere sie einfach, bevor du etwas zeichnest. Und schon wird mein Zeichen-Niveau, dass ungefähr seit dem 2. Jahr Kindergarten stehengeblieben ist, um einige Stufen angehoben – ich kann damit endlich saubere Kreise und Ellipsen, Dreiecke und Quadrate erstellen. Dass ich das noch erleben darf…

OneNote Tipp 7: OneNote im Vordergrund halten

Wenn du bei einem Meeting Notizen machst, möchtest du OneNote vielleicht immer im Vordergrund auf deinem Bildschirm behalten, damit es nicht z.B. von einer Website oder deinem Mailprogramm verdeckt wird. Dafür gibt es unter Ansicht das Pin-Symbol mit der Aufschrift „Immer im Vordergrund“. Klicke einfach auf ihn und dein OneNote-Programm wird immer im Vordergrund bleiben – bis du erneut auf diese Schaltfläche klickst.

OneNote Tipp 8: OneNote Vollansicht

Passend zum vorherigen Tipp kannst du für mehr Platz in deiner OneNote-App sorgen, indem du auf das Doppelpfeil-Symbol oben rechts auf einer Seite klickst. Damit verschwinden alle Menüs oben und auf den Seiten und du kannst die gesamte Fläche deiner OneNote App für Notizen nutzen. Kombiniere dies mit der „Immer im Vordergrund“-Funktion aus dem vorigen Tipp und du kannst dich voll und ganz auf das Festhalten deiner Notizen konzentrieren.

OneNote Tipp 9: Frühere Versionen einer Seite aufrufen

OneNote speichert nicht nur die aktuelle Version einer Seite, du kannst dir über den Verlauf auch frühere Speicherzustände derselben Seite ansehen. Das ist dann nützlich, wenn du ein Element gelöscht hast und erst später merkst, dass du es doch noch benötigst. Um frühere Versionen zu sehen, gehst du mit der Maus auf den Namen der Seite in der Seitenübersicht und machst einen Rechtsklick.

Hier siehst du als letzten Punkt „Seitenversionen anzeigen“. Damit bekommst du frühere Speicherungen derselben Seite angezeigt. Wähle eine davon aus und die Veränderungen gegenüber der aktuellen Version werden farblich hervorgehoben. Wenn du die aktuelle Version der Seite durch eine ältere Version ersetzen möchtest, klicke auf den gelb markierten Balken oben.

Hier hast du die Option, diese ältere Version wiederherzustellen, sie also zur aktuell verwendeten Version zu machen. Du kannst aber auch den Inhalt auf eine neue Seite kopieren oder ältere Versionen der Seite löschen. Wenn du nicht möchtest, dass OneNote für dich Versionen der Seiten speichert, dann kannst du diese Funktion auch für das ganze Notizbuch ausschalten.

OneNote Tipp 10: Link zu Seite oder Abschnitt teilen

Wenn du ganz schnell mit einem Kollegen eine Notiz oder einen ganzen Abschnitt teilen möchtest, kannst du das über einen Link tun. Klicke mit der rechten Maustaste entweder auf den Seitentitel im Seitenmenü oder auf den Abschnittsnamen und du findest den Punkt „Link zu Abschnitt kopieren“ bzw. „Link zu Seite kopieren“.

Klicke darauf und der Link zu diesem Inhalt wird in deine Zwischenablage gelegt. Jetzt kannst du ihn einfach einfügen, z.B. in eine E-Mail. Wichtig ist aber: Der Empfänger benötigt Zugriff zu dem jeweiligen Notizbuch, in dem sich der Abschnitt oder die Seite befindet – sonst geht das nicht. Wie die Freigabe von OneNote Notizbüchern funktioniert, kannst du in meinem ersten OneNote-Artikel nachlesen.

OneNote Tipp 11: Excel einfügen und online bearbeiten

Excel-Arbeitsblätter können wir nicht nur einfach in unsere Notizen einfügen, wir können sie sogar direkt aus OneNote heraus bearbeiten. Füge dazu eine Excel-Datei über Einfügen und Kalkulationstabelle ein.

Bei einer bereits vorhandenen Tabelle wird diese in deine OneNote-Umgebung geladen – ansonsten wird sie dort erstellt – und mit Klick auf Bearbeiten öffnet sich ein neues Fenster, in dem du die Excel-Tabelle direkt bearbeiten kannst. Speichere deine Bearbeitung ab und schließe das Fenster – und nun siehst du und alle Mitarbeitenden, die Zugriff auf das Notizbuch haben, deine bearbeitete Version der Datei – besonders praktisch für die Zusammenarbeit.

OneNote Tipp 12: Standardvorlage festlegen

Wenn du deine Notizen nicht immer mit einer leeren Seite beginnen möchtest, kannst du stattdessen eine Vorlage definieren. Und das Gute ist: Du kannst sogar für jeden Abschnitt eine andere Vorlage definieren.

Sagen wir, wir haben hier einen Abschnitt Wochenplan, in dem wir jede Woche unseren Arbeitsfortschritt mit Antworten auf immer die gleichen Fragen festhalten. Wir wollen die Fragen nicht jedes Mal aufs Neue rüberkopieren, sondern immer gleich zur Hand haben. Dazu gehen wir auf Einfügen und dann Seitenvorlagen. Oben in der Seitenleiste bietet uns Microsoft diverse Vorlagen an, die man übernehmen könnte – aber in den meisten Fällen werden wir unsere eigene Vorlage erstellen wollen. Und das machen wir unten, wo es heißt: Immer eine bestimmte Vorlage verwenden.

Wir nehmen also eine leere Version unseres Wochenreports und klicken unten auf „Aktuelle Seite als Vorlage speichern“. Jetzt geben wir dieser Vorlage einen Namen, z.B. „Wochenreport“ und legen im Folgedialog fest, dass immer, wenn wir eine neue Seite in diesem Abschnitt anlegen, diese Seite als Vorlage verwendet wird. Nun haben wir die neue Vorlage gespeichert und wenn wir auf Seite hinzufügen klicken und uns in diesem Abschnitt befinden, erscheinen immer die vorher angelegten Fragen.

Wechseln wir jedoch in einen anderen Abschnitt und legen dort eine neue Seite an, so ist diese weiterhin leer wie gehabt. Wir wollen ja auch nicht in jedem Abschnitt unseres Notizbuchs immer Wochenberichte ausfüllen, oder?  

OneNote Tipp 13: Seitenhintergrundfarbe ändern

Du kannst nicht nur deinen Abschnitten verschiedene Farben geben, du kannst auch die Hintergrundfarbe von Seiten ändern – das kann dir dabei helfen, schnell zu erkennen, in welchem Bereich deines Notizbuchs du gerade arbeitest. Um die Farbe der aktuellen Seite zu ändern, klicke auf Ansicht und Seitenfarbe – du bekommst eine größere Auswahl pastelliger Hintergrundtöne, nehmen wir als Beispiel einmal die Farbe Zyan.

Wenn du diese Farbe für alle Seiten in diesem Abschnitt als Standard einsetzen möchtest, dann hilft dir wieder der Vorlagen-Tipp vom vorigen Tipp. Wir gehen also auf Einfügen -> Seitenvorlagen und wählen im Dropdown-Menü Hintergrund – Zyan – Diverse Seitenformate aus. Und schon bekommen alle neuen Seiten in diesem Abschnitt die Hintergrundfarbe Zyan.

OneNote Tipp 14: Bild als Hintergrund einer Seite anlegen

Angenommen, du hast für deine Notizen ein schönes Hintergrundbild erstellt, das du auf einer Notizen-Seite verwenden möchtest. Du könntest das Bild jetzt auf dem normalen Wege einfügen und dann darüber zeichnen oder schreiben, aber dabei bleibt immer auch dein Bild flexibel und kann dadurch verrutschen.

Damit das nicht passiert, kannst du ein eingefügtes Bild als Seitenhintergrund festlegen. Dann lässt es sich nicht mehr verschieben, sondern bleibt fest an seinem Ort. Markiere dafür einfach das Bild mit der Maus, mache einen Rechtsklick und wähle „Bild als Hintergrund festlegen“ aus. Jetzt ist das Bild fixiert und kann nicht mehr verrutschen. Und wie du nun daraus eine schicke Seitenvorlage erstellen kannst, weißt du ja bereits.

OneNote Tipp 15: Schnellverlinken von Seiten und Abschnitten

Wie wir mit der Maus einen Link zu einer Seite oder zu einem Abschnitt erstellen, haben wir in Tipp 10 schon gesehen. Wenn du an einem größeren Text mit vielen Verlinkungen sitzt, kann es jedoch umständlich sein, immer erst mit der Maus zur entsprechenden Stelle zu navigieren und den Link zu kopieren.

Für diesen Zweck gibt es eine Abkürzung über die Tastatur. Benutze einfach zweimal eckige Klammer auf ([[) , gebe dann den Namen der Seite oder des Abschnitts ein und schließe deine eckigen Klammern wieder:

[[Mein Abschnitt]] [[meine Seite]]

Und schon hast du in deinem Text einen Link zu diesem Element erstellt. Spart eine Menge Zeit und ist wirklich praktisch.

Video: 20 clevere Microsoft OneNote Tipps (2022)

OneNote Tipp 16: Shortcuts für Tabellen und Listen

Wo wir gerade bei einem Shortcut sind, machen wir damit gleich weiter. Tabellen musst du ebenfalls nicht über das Menü erstellen, du kannst das auch einfach mit der Tabulatur-Taste machen. Gib zuerst einen Text ein, klicke dann auf die Tab-Taste. Mit jedem Mal Tab drücken erstellst du eine weitere Spalte für deine Tabelle. Hast du genug Spalten, drückst du die Return Taste und nun kannst du deine Tabelle einfach weiter befüllen, bist du fertig bist.

Auch Listen kannst du ganz einfach per Tastenkombination erstellen. Für eine Punkte-Liste verwendest du STRG + . für eine nummerierte Liste STRG + ,

Und für Tabellen wie für Listen gilt: Möchtest du einzelne Zeileninhalte nach oben oder unten verschieben, so machst du das mit Alt + Shift und den Pfeiltasten nach oben oder unten. Auch damit sparst du eine Menge Zeit.

OneNote Tipp 17: Listen ein- und ausklappen

Wir bleiben bei den Listen. Wenn du mit langen Listen hantierst, kann das schnell unübersichtlich werden. Um den Überblick zu behalten, kannst du Listen einfach einklappen, vorausgesetzt, sie haben eine Überschrift. Doppelkicke dann einfach den unscheinbaren grauen Pfeil links neben der Überschrift – und schon wird die Liste darunter eingeklappt. Mit einem weiteren Doppelklick klappst du sie wieder aus.

OneNote Tipp 18: Seitenmenü links statt rechts

Ich weiß natürlich nicht, wie es dir geht, aber ich fand es etwas verwirrend, dass die Menüs für die Notizbücher und Abschnitte in OneNote auf der linken Seite sind, das Menü für die Seiten standardmäßig jedoch rechts. Der Blick wandert dadurch zwangsläufig immer von einem Bildschirmrand zum anderen.

Zum Glück lässt sich das ändern. Und zwar, indem du auf Datei –> Optionen –> Anzeige gehst und dort ein Häkchen bei „Seitenregister links“ setzt. Schon wandert das Seitenmenü nach links und wir haben alle Hierarchieebenen unserer Notizbücher auf der linken Seite im Blick.

OneNote Tipp 19: Datei in OneNote „drucken“

Wenn du eine andere Datei nicht einfach nur als Dateiverweis in dein Notizbuch übertragen willst, sondern die Informationen darin gleich lesbar in den Notizen benötigst, dann kannst du die Inhalte „drucken“. Das bietet sich insbesondere bei PDFs und bei Präsentationsfolien an. Nehmen wir mal eine Zoom-Schulungspräsentation von mir, wir gehen auf Einfügen und Dateiausdruck – im folgenden Dateidialog wählen wir die Präsentation aus und schon werden alle Folien lesbar in die Notizen eingefügt. Genauso kannst du es mit PDFs machen.

OneNote Tipp 20. Web Clipper als Browser-Erweiterung

Wenn du dich auf die Recherche begibst und Informationen aus dem World Wide Web zusammensuchst, kann dir dieser kleine Helfer etwas Zeit sparen. Den Web Clipper von OneNote gibt es als Erweisung für alle gängigen Browser, ich habe ihn mir hier in Chrome installiert. Nach der Installation müssen wir uns zuerst mit unserem Microsoft-Konto anmelden, das wir auch für OneNote nutzen.

Dann haben wir die Möglichkeit, den Speicherort für Inhalte aus dem Webclipper festzulegen. Mit dem Web Clipper können wir nun entweder eine ganze Seite kopieren, einen Bereich als Screenshot abfotografieren oder, und das ist eine schicke Funktion des Webclippers, wir können einen Artikel auch gleich in ein Textformat unserer Wahl verwandeln, können uns bestimmte Passagen im Clipper highlighten und dann im Notizbuch abspeichern. Zurück in OneNote müssen wir nur einen kurzen Moment warten, dann erscheint der Artikel in dem zugewiesenen Ort im Notizbuch und die Textmarkierungen werden auch übertragen. Der Web Clipper macht die Recherche im Netz also um einiges schneller.

Bonustipp für OneNote: Seiten aus Liste erstellen

Das waren jetzt eine ganze Menge OneNote Tipps. Ich danke dir, dass du dennoch bis hierhin drangeblieben bist. Als Dankeschön habe ich, wie am Anfang versprochen noch einen Bonus-Tipp für dich. Und der kommt jetzt:

Wenn du viele Seiten auf einmal erstellen möchtest, gibt es einen coolen Trick, den wirklich nicht jeder kennt. Sagen wir, wir wollen für jeden Mitarbeiter eine eigene Seite in unserem Notizbuch anlegen, zum Beispiel für Mitarbeitergespräche mit ihnen. Dazu müssen wir nichts weiter machen, als die Namen der Kollegen untereinander zu notieren. Dann markieren wir den Text – Achtung, nicht die ganze Textbox markieren, sondern genau die Namen, für die wir Seiten anlegen wollen. Dann klicken wir auf die rechte Maustaste. Und nun wählen wir „Mit Seiten verknüpfen“ und voilà – schon hat uns OneNote zu jedem Namen eine eigene Seite angelegt.

Nun ist es an dir, diese Tipps einmal auszuprobieren. Ich hätte OneNote diese Fülle an Funktionen gar nicht zugetraut und bin ziemlich angetan davon – was ist deine Meinung? Gibt es eine Funktion, die für dich besonders heraussticht? Lass es mich in den Kommentaren wissen.

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