Einführung in die Dateien App
Zu den Apps, die ich zu Beginn meiner Zeit als iPhone-Nutzer nicht wirklich verstanden habe, zählt auf jeden Fall die Dateien App. Vielleicht ist das ja bei dir auch so oder du rätselst sogar bis heute, wie man sie richtig einsetzt? In diesem Beitrag erfährst du, wie du
- mit der Dateien-App den Überblick über deine Dateien – auch auf anderen Geräten – behältst
- superschnell eine Vorschau von komprimierten .zip-Datei-Inhalten bekommst und
- über mehrere Dokumente hinweg mit anderen zusammenarbeitest.
Dies ist das Begleit-Skript zu diesem Video:
Die Dateien App auf deinem iPhone könnte man als eine vereinfachte Version des Windows Explorers – oder, für Mac-Nutzer, dem dortigen Finder, bezeichnen. Du kannst damit Dateien auf deinem iPhone speichern, ansehen, verwalten und mit anderen teilen.
Allerdings: Während MacOS und Windows dateibasierte Betriebssysteme sind, bei denen man Programme zur Dateiverwaltung praktisch ständig benötigt, stehen bei iPhone oder iPad Apps im Mittelpunkt – Dateien treten dagegen in den Hintergrund – deshalb haben wir m Vergleich deutlich weniger Berührungspunkte mit der Dateien-App.
Ich zeige dir die Dateien App anhand meines iPhone 15 Pro, auf dem bereits iOS 18 installiert ist. Aber keine Sorge, die Unterschiede zu iOS 17 sind absolut minimal – dort, wo es sich um eine neue iOS 18-funktion handelt, weise ich darauf hin.
Navigation in der Dateien App
Anders als viele andere Apps öffnet sich die Dateien App immer genau an der Stelle, an der du zuletzt aktiv warst.
Das kann manchmal verwirren und bedeuten, dass du zuerst einmal zurück navigieren musst. Mit der Zurück-Schaltfläche oben links gelangst du immer eine Ebene höher bis ganz nach oben zur „Startseite“, die hier „Durchsuchen“ heißt.
Über den gleichnamigen Navigationspunkt unten rechts kommst du auch direkt dorthin.
Hier siehst du die verschiedenen Speicherorte für deine Dateien:
- Dein iPhone
- iCloud Drive
- Andere Cloud-Speicher, wie z.B. Google Drive (erscheinen, wenn die jewilige App installiert ist)
- Verbundene Server im Heimnetzwerk
Über „Bearbeiten“ kannst du festlegen, welche Speicherorte angezeigt werden und sie verschieben.
Hast du ein Heimnetzwerk, kannst du es über “Mit Server verbinden” auch in die Dateien-App einbinden und auf die dort gespeicherten Daten zugreifen.
Unter den Speicherorten findest du Favoriten: Hier kannst du häufig genutzte Ordner ablegen, um sie schneller zu erreichen.
Am Ende der Startseite siehst du Tags: Damit kannst du Dateien mit Farben und Schlagworten versehen und sie so später leichter wiederfinden.
Die beiden Schaltflächen unten:
Verlauf: Zeigt alle Dateien an, die du kürzlich geöffnet oder bearbeitet hast
Geteilt: Zeigt Dateien, die andere mit dir geteilt haben oder die du selbst für andere freigegeben hast
Wie kommen Dateien in die Dateien-App?
Es gibt verschiedene Wege, wie Dateien in die Dateien App gelangen:
- Speichern von E-Mail Anhängen: Wenn du eine Datei wie ein PDF per E-Mail erhältst, kannst du es im Downloads-Ordner oder einem anderen Ordner deiner Wahl speichern.
- Download von Websites: Lädst du eine Datei von einer Website herunter, landet sie standardmäßig im Downloads-Ordner der Dateien App.
- Export aus anderen Apps: Viele Apps wie Fotos oder Keynote ermöglichen den Export von Medien oder Dateien direkt in die Dateien App, meist über den Teilen-Dialog.
Was ist der beste Speicherort für deine Dateien
Wenn du neben dem iPhone auch iPad oder Mac nutzt, ist iCloud Drive der beste Speicherort.
Damit hast du geräteübergreifend Zugriff auf deine Dokumente. Allerdings ist der kostenlose Speicherplatz begrenzt, eine Erweiterung auf iCloud+ ist kostenpflichtig.
Für reine iPhone-Nutzung kannst du Dateien auch lokal auf dem Gerät speichern, dann stehen aber Funktionen wie Zusammenarbeiten nicht zur Verfügung. Ich empfehle diesen Speicherort daher eher nicht.
Nutzer anderer Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder Box.com, um nur einige zu nennen, können ihre Dateien auch dort ablegen, müssen dann aber für Funktionen wie Zusammenarbeiten in die jeweilige App dieses Dienstes wechseln.
Besitzer eines iPhone 15 mit USB-C Anschluss können zudem externe Festplatten direkt per USB-Kabel anschließen und darauf zugreifen.
Mit Dateien arbeiten – Hauptmenü
Tippe auf eine Datei, um sie in der Vorschau zu öffnen.
Unten links kannst du sie teilen oder für die Zusammenarbeit freigeben.
Mit der Suchfunktion (Lupensymbol) kannst du nach bestimmten Wörtern im PDF suchen.
Mit „Markieren“ fügst du PDFs Notizen und Markierungen hinzu.
Bei erkannten Formularen hilft dir die automatische Ausfüllhilfe. Diese kommt automatisch als 4. Symbol hinzu. Damit wird getippter Text direkt in die Formularfelder platziert und du kannst deine Signatur hinzufügen.
Oben bei der Vorschau sehen wir den Dateinamen mit einem nach unten zeigenden Pfeil. Durch Tippen darauf erscheinen weitere Bearbeitungsoptionen.
Einige Optionen sind hier immer gleich, aber je nach Dokumenttyp gibt es einige zusätzliche Menüpunkte. Ein PDF können wir z.B. sperren (= mit einem Passwort belegen), was bei anderen Dateitypen nicht angeboten wird.
Bei einer Bilddatei haben wir die zusätzliche Option, des Speicherns in der Fotos-App oder den Export in ein anderes Dateiformat.
Die Dateien-App kann dir also auch dabei helfen, Medien in ein anderes Format umzuwandeln. Das kann die Fotos-App nicht.
Anzeigen und Anzeigeoptionen
Oben rechts im Menü wählst du zwischen Symbol- und Listendarstellung und legst die Sortierung fest, z.B. nach Name, Art, Datum, Größe oder Tags.
Unter Darstellungsoptionen kannst du Dateien nach Typ oder anderen Kriterien gruppieren.
In iOS 18 steht zusätzlich eine kompaktere Darstellung zur Auswahl, mit der du mehr Dateien auf dem Bildschirm angezeigt bekommst.
Mit dem Schieberegler legst du fest, ob Dateiendungen immer angezeigt werden sollen.
Ein Wolkensymbol neben einer Datei bedeutet, dass sie nur online verfügbar ist und zum Bearbeiten heruntergeladen werden muss. Eine Datei ohne Symbol ist auch lokal auf deinem iPhone gespeichert.
Dokumenten-Scan
Eng verknüpft mit der Dateien App ist der Dokumenten-Scan. Halte auf dem Home-Bildschirm das Dateien App Icon lange gedrückt und wähle Dokumente scannen
oder wähle in der App das Menü rechts oben. Gescannte Dokumente werden zunächst im zuletzt genutzten Ordner abgelegt.
Mehrere Dateien auswählen
Um mehrere Dateien oder Ordner auszuwählen, nutze den Menüpunkt Auswählen oben rechts
oder fahre mit zwei Fingern über die Elemente und tippe kurz auf die Dateien, die nicht zur Auswahl gehören sollen.
Dateiverwaltung in der Dateien App
Durch langes Drücken auf eine Datei öffnest du das Kontextmenü mit den wichtigsten Funktionen zur Dateiverwaltung:
- Kopieren, Bewegen, Teilen: Dateien kopieren, in andere Ordner verschieben oder für die Zusammenarbeit freigeben. Diese 3 Befehle sind neu in iOS 18 dem restlichen Menü vorangestellt und hervorgehoben
Wählst du teilen und deine Datei oder dein Ordner befindet sich im iCloud Drive, kannst du auswählen, ob du sie als Kopie sendest oder zur Zusammenarbeit freigeben möchtest.
Für eine Zusammenarbeit musst du dann noch einen Kontakt auswählen, z.B. in der Nachrichten-App, mit dem du daran arbeiten möchtest.
Dieser Kontakt muss die Zusammenarbeit noch bestätigen und dann wird die Datei auch in seiner Dateien-App sichtbar.
Diese Funktion ist sehr praktisch, denn sie ermöglicht es dir, gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten, das aus mehreren Dokumenten besteht, indem du einfach den Ordner, in dem diese Dateien liegen, freigibst.
- Download entfernen: Nur die lokale Kopie wird gelöscht, die Cloud-Datei bleibt erhalten.
- Löschen: Datei wird von allen verbundenen Geräten und von iCloud entfernt, in den Ordner „Zuletzt gelöscht“ verschoben und nach 30 Tagen endgültig gelöscht.
Auch Kontakte, mit denen du als Eigentümer Dateien zur Zusammenarbeit geteilt hattest, haben dann keinen Zugriff mehr auf sie
- Geladene Objekte behalten (iOS 18): Datei bleibt immer lokal auf dem Gerät verfügbar. Damit wird die smarte Logik überschrieben, mit der dein iPhone eigenständig entscheidet, wann es wenig genutzte Dateien vom Gerät löscht und nur in iCloud aufbewahrt
- Komprimieren/Dekomprimieren: Dateien in .zip-Archive packen oder daraus entpacken.
- Information: Zeigt zusätzliche Daten wie Art, Erstellungsdatum und Freigaben.
- Umbenennen, Duplizieren: Datei umbenennen oder duplizieren.
- Neuer Ordner mit Objekt: Erstellt neuen Ordner und verschiebt Datei direkt hinein.
- Antworten: Gibt es nur bei geteilten Dateien, um Nachrichten mit den Kontakten auszutauschen, die Zugriff darauf haben.
Favoriten und Tags
Ordner, die du häufig nutzt, kannst du als Favoriten markieren für schnellen Zugriff von der Startseite.
Hast du mehrere Favoriten eingerichtet, lassen sie sich per Halten und Ziehen sortieren.
Für mehr Übersicht bei vielen Dateien dienen Tags (Schlagworte).
Weise Dateien farbige Tags oder Schlagworte wie „Arbeit“, „Privat“, „Wichtig“ zu.
Eigene Tags mit Name und Farbe sind auch möglich.
In der Dateiliste und auf der Startseite kannst du dann nach Tags filtern.
Dateien finden mit der Suche
Über die Suchleiste kannst du Dateien anhand von Namen, Tags oder sogar Dateiinhalten durchsuchen. Gib dazu einfach den Namen eines Tags ein (bei Farb-Tags den Namen der Farbe, z.B. Blau und tippe auf den blauen Punkt) oder kombiniere Tags mit Suchbegriffen für eine Verfeinerung.
Bei Textdokumenten findet die Suche auch Wörter innerhalb der Dokumente. Hier das Wort „Nachfrage„, das im Textdokument, aber nicht im Dateinamen enthalten ist.
Tipp: Für einfache Suchen (ohne Tags) kannst du die Spotlight-Suche deines iPhones nutzen, denn diese übergeordnete Suchfunktion bezieht die Dateien der Dateien-App mit ein.
Fazit: Die Vorteile der Dateien App auf dem iPhone
Obwohl die Dateiverwaltung auf dem iPhone nicht so zentral ist wie auf PC oder Mac, bringt die Dateien App einige wesentliche Vorteile:
- Dateizugriff auf allen Apple-Geräten durch Cloud-Anbindung, bei Nutzung anderer Cloud-Dienste sogar in gemischten Ökosystemen mit PCs und Android-Smartphones
- Schnelles Anschließen externer Speicher wie USB-Sticks oder Kamera-Speicherkarten
- Vorschau-Funktion für schnellen Blick in viele verschiedene Dokumenttypen
- Anzeige von Inhalten komprimierter .zip-Archive ohne vorheriges Entpacken
- Schnelles Komprimieren von Dateien zum Versand per E-Mail
- Zusammenarbeiten an gemeinsamen Projekten, auch ordnerweise
Du siehst: Die Dateien App ist ein praktisches Werkzeug zur Verwaltung und zum Austausch von Dokumenten auf dem iPhone, gerade im Zusammenspiel mit anderen Apple-Geräten oder für die Zusammenarbeit mit anderen.
Auch über die eng mit diesem Thema verwandte Funktionsweise von iCloud findest du bei mir einen Beitrag.
